Ochrona danych w rytmie luksusowych wydarzeń

1. Polityka prywatności – wprowadzenie

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez NAXSOL ENTERPRISES LTD sp. z o.o. w związku z korzystaniem z serwisu internetowego, składaniem zapytań, zawieraniem umów dotyczących organizacji wydarzeń oraz komunikacją marketingową. Dokument został przygotowany z uwzględnieniem wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).

Szanujemy prywatność wszystkich odwiedzających naszą stronę, klientów, gości wydarzeń oraz partnerów biznesowych. Dane osobowe traktujemy jako wrażliwy element relacji opartej na zaufaniu, kluczowy – podobnie jak perfekcyjna organizacja i luksusowa oprawa naszych eventów – dla budowania długofalowej współpracy.

Celem niniejszej polityki jest w szczególności wyjaśnienie:

• kto jest administratorem danych osobowych i w jaki sposób można się z nami skontaktować,
• jakie kategorie danych gromadzimy i w jakich sytuacjach,
• w jakich celach oraz na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane,
• komu możemy przekazywać dane i jak długo je przechowujemy,
• jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą,
• jakie środki bezpieczeństwa stosujemy w celu ochrony danych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

NAXSOL ENTERPRISES LTD sp. z o.o.
z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej
(dalej: „NAXSOL ENTERPRISES LTD”, „Administrator”, „my”).

W razie potrzeby możesz się z nami skontaktować w każdej chwili, aby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych, aktualnego statusu ich przetwarzania lub realizacji przysługujących Ci praw.

3. Zakres przetwarzanych danych

Zakres danych osobowych, które przetwarzamy, zależy od charakteru Twojego kontaktu z NAXSOL ENTERPRISES LTD, rodzaju współpracy oraz kanałów komunikacji. Zbieramy wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów, zgodnych z zasadą minimalizacji danych.

W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

3.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

• imię i nazwisko,
• stanowisko służbowe oraz nazwa firmy lub organizacji,
• adres e-mail, numer telefonu,
• adres siedziby firmy lub adres do korespondencji.

3.2. Dane związane z zapytaniem i organizacją wydarzenia

• informacje o planowanym wydarzeniu (rodzaj eventu, liczba gości, lokalizacja, preferowana data, budżet),
• preferencje dotyczące charakteru atrakcji, scenariusza, stylu aranżacji,
• dane osób kontaktowych po stronie klienta lub partnera,
• treść przesłanej korespondencji, notatki dotyczące ustaleń projektowych.

3.3. Dane transakcyjne i rozliczeniowe

• dane konieczne do wystawiania faktur oraz zawierania umów (NIP, nazwa i adres firmy, dane reprezentantów),
• informacje o dokonanych płatnościach i sposobie rozliczeń (bez dostępu do pełnych danych kart płatniczych, jeśli korzystasz z zewnętrznych operatorów płatności).

3.4. Dane związane z komunikacją marketingową

• adres e‑mail oraz imię (jeśli je podasz) w związku z zapisem na newsletter,
• informacje o otwieraniu wiadomości, klikaniu w linki lub preferencjach tematycznych – wykorzystywane wyłącznie w celu dostosowania treści do Twoich zainteresowań, jeśli wyrazisz zgodę na takie działania.

3.5. Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony

W zakresie niezbędnym dla prawidłowego działania serwisu możemy przetwarzać dane techniczne dotyczące korzystania z naszej strony, takie jak:

• adres IP, identyfikatory urządzenia, dane o przeglądarce i systemie operacyjnym,
• ogólne dane lokalizacyjne (kraj, miasto),
• informacje o odwiedzanych podstronach i czasie spędzonym w serwisie.

Szczegółowe informacje na temat wykorzystania plików cookies oraz podobnych technologii znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności RODO i ustawą o ochronie danych osobowych. Poniżej przedstawiamy główne cele przetwarzania wraz z odpowiadającymi im podstawami prawnymi.

4.1. Obsługa zapytań i przygotowanie ofert

Gdy kontaktujesz się z nami za pośrednictwem formularza na stronie, telefonicznie lub e‑mailem w celu uzyskania informacji o naszych usługach lub przygotowania dedykowanej oferty wydarzenia, przetwarzamy Twoje dane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• przedstawienia propozycji współpracy i wstępnych kosztorysów,
• ustalenia szczegółów potencjalnego wydarzenia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na komunikacji z osobami zainteresowanymi ofertą).

4.2. Zawarcie i realizacja umowy dotyczącej wydarzenia

W przypadku nawiązania współpracy i podpisania umowy przetwarzamy dane osobowe w celu:

• przygotowania i podpisania umowy,
• planowania i realizacji ustalonego scenariusza wydarzenia,
• zapewnienia komunikacji organizacyjnej z klientem i wyznaczonymi osobami kontaktowymi,
• rozliczeń finansowych, fakturowania i obsługi płatności.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).

4.3. Realizacja obowiązków prawnych

Niektóre dane mogą być przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (np. obowiązek przechowywania dokumentacji finansowej).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny Administratora).

4.4. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

W uzasadnionych przypadkach możemy przetwarzać dane osobowe również w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z zawartej umowy lub prowadzonej współpracy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw).

4.5. Marketing bezpośredni własnych usług

Przetwarzamy dane kontaktowe (np. adres e‑mail, numer telefonu) w celu marketingu bezpośredniego własnych usług luksusowej organizacji wydarzeń, w tym wysyłki informacji o nowych konceptach eventowych, dedykowanych propozycji współpracy czy inspiracjach branżowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji własnych usług), przy czym w przypadkach wymaganych przez prawo (np. komunikacja drogą elektroniczną) podstawę stanowi także Twoja uprzednia zgoda.

4.6. Newsletter i komunikacja oparta na zgodzie

Jeśli zdecydujesz się zapisać do newslettera lub wyrazisz zgodę na otrzymywanie określonych materiałów marketingowych, będziemy przetwarzać Twoje dane w celu regularnego przesyłania:

• inspiracji eventowych i trendów w luksusowej rozrywce,
• informacji o nowych usługach i konceptach tematycznych,
• zaproszeń na wydarzenia branżowe lub prezentacje case studies.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie – np. klikając link rezygnacji w newsletterze lub kontaktując się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego.

4.7. Analiza i doskonalenie działania serwisu

Możemy przetwarzać dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem z naszej strony w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa serwisu oraz wykrywania nadużyć,
• optymalizowania struktury i treści strony,
• analizowania zainteresowania poszczególnymi usługami i treściami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie aktywności użytkowników oraz ulepszaniu usług). W zakresie, w jakim wykorzystywane są pliki cookies innych niż niezbędne, podstawą jest Twoja zgoda udzielona poprzez baner cookies.

5. Odbiorcy danych

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy NAXSOL ENTERPRISES LTD, dla których jest to niezbędne do wykonywania powierzonych im zadań. W określonych sytuacjach dane mogą zostać przekazane zaufanym podmiotom trzecim, które wspierają nas w realizacji usług, przy czym odbywa się to zawsze na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych lub odrębnych podstaw prawnych.

Potencjalnymi odbiorcami danych osobowych mogą być w szczególności:

• partnerzy technologiczni i dostawcy usług IT – firmy zapewniające hosting serwisu, obsługę poczty elektronicznej, systemy CRM, narzędzia komunikacji z klientami, systemy newsletterowe i analityczne,
• podmioty współorganizujące wydarzenia – starannie dobrani partnerzy odpowiedzialni m.in. za nagłośnienie, oświetlenie, aranżację przestrzeni, catering, obsługę barmańską, występy artystyczne, transport czy wynajem obiektów eventowych,
• firmy doradcze, księgowe i prawne – w zakresie niezbędnym do obsługi księgowej, podatkowej lub prawnej działalności Administratora,
• operatorzy płatności i instytucje finansowe – w przypadku korzystania z zewnętrznych rozwiązań płatniczych,
• organy administracji publicznej i służby uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa – wyłącznie w przypadkach przewidzianych obowiązującymi regulacjami.

W każdym przypadku wymagamy od naszych partnerów zachowania poufności danych oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, zgodnych ze standardami RODO i wewnętrznymi politykami NAXSOL ENTERPRISES LTD.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dążymy do tego, aby dane osobowe były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jednak w związku z korzystaniem z wybranych narzędzi technologicznych lub usług dostawców, którzy mogą przechowywać dane na serwerach zlokalizowanych poza EOG (np. w Stanach Zjednoczonych), może dojść do przekazania danych do państw trzecich.

W takich sytuacjach przekazywanie danych odbywa się wyłącznie, gdy zapewniony jest odpowiedni poziom ochrony, w szczególności poprzez:

• stosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w danym państwie trzecim (tzw. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony),
• wprowadzenie dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych minimalizujących ryzyka związane z przekazaniem danych.

Aktualne informacje o ewentualnym przekazywaniu danych poza EOG możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem [email protected] i wskazując, jakiego zakresu współpracy dotyczy Twoje zapytanie.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa. Po upływie właściwych terminów dane są usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji.

W szczególności stosujemy następujące zasady:

• dane związane z zapytaniami ofertowymi – co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dojdzie do zawarcia umowy lub wyrazisz zgodę na dalszą komunikację marketingową,
• dane niezbędne do realizacji umowy i obsługi wydarzenia – przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy (zwykle do 6 lat od zakończenia współpracy),
• dokumentacja księgowa i rozliczeniowa – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat liczonych od końca roku podatkowego),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach marketingowych, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania,
• dane przetwarzane w celach analitycznych i statystycznych – przez okres niezbędny do prowadzenia analiz, zwykle nie dłużej niż 36 miesięcy w formie umożliwiającej identyfikację osoby.

Okresy przechowywania mogą ulec przedłużeniu w przypadku, gdy dane są konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami lub gdy wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.

8. Prawa użytkownika

Osobom, których dane dotyczą, przysługują określone prawa wynikające z RODO. Dbamy o to, aby ich realizacja była przejrzysta, komfortowa oraz szybka – z taką samą starannością, z jaką projektujemy scenariusze naszych wydarzeń.

Aby skorzystać z poniższych praw, możesz skontaktować się z nami za pomocą adresu e‑mail [email protected] lub formularza w zakładce Kontakt. W celu weryfikacji tożsamości możemy poprosić Cię o dodatkowe informacje.

8.1. Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak – uzyskać dostęp do nich oraz otrzymać kopię danych.

8.2. Prawo do sprostowania danych

Jeżeli zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo żądać ich poprawienia lub uzupełnienia.

8.3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

Możesz żądać usunięcia swoich danych, w szczególności gdy:

• dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
• cofnąłeś zgodę, na podstawie której dane były przetwarzane i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• wniosłeś skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania,
• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo to może być ograniczone w sytuacjach, gdy obowiązek dalszego przechowywania danych wynika z przepisów prawa lub jest niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń.

8.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych m.in. w sytuacjach, gdy kwestionujesz prawidłowość danych, sprzeciwiasz się ich usunięciu pomimo niezgodnego z prawem przetwarzania lub gdy dane nie są już potrzebne Administratorowi, ale są potrzebne Tobie do dochodzenia roszczeń.

8.5. Prawo do sprzeciwu

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora), masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. W szczególności przysługuje Ci bezwzględne prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego.

8.6. Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo otrzymać dane osobowe, które nam dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo przesłać te dane innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.

8.7. Prawo do wycofania zgody

W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

8.8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych przez NAXSOL ENTERPRISES LTD narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

9. Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych osobowych traktujemy jako integralną część standardu obsługi klienta i organizacji luksusowych wydarzeń. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poufność, integralność oraz rozliczalność przetwarzanych danych.

Do najważniejszych stosowanych zabezpieczeń należą m.in.:

• środki techniczne – szyfrowanie transmisji danych (m.in. protokół HTTPS), zabezpieczenia sieciowe i serwerowe, aktualne oprogramowanie i systemy ochrony przed nieuprawnionym dostępem, tworzenie kopii zapasowych,
• środki organizacyjne – określone procedury nadawania uprawnień, zasady pracy z danymi osobowymi, umowy poufności z pracownikami i współpracownikami, regularne przeglądy i aktualizacje wewnętrznych polityk bezpieczeństwa,
• dobór dostawców – współpraca wyłącznie z podmiotami zapewniającymi odpowiedni poziom bezpieczeństwa oraz zgodność z RODO, w tym na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych,
• minimalizacja zakresu danych – zbieranie wyłącznie tych informacji, które są niezbędne do osiągnięcia określonych celów przetwarzania.

10. Zmiany w polityce prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju naszych usług, zastosowanych rozwiązań technologicznych lub modyfikacji wewnętrznych procesów przetwarzania danych.

O istotnych zmianach w sposobie przetwarzania danych osobowych możemy poinformować za pośrednictwem serwisu https://eventunionco.com, drogą e‑mailową (jeśli będzie to właściwe i możliwe) lub przy użyciu innych środków komunikacji uznanych za adekwatne.

Aktualna wersja polityki prywatności jest zawsze dostępna na tej stronie i obowiązuje od dnia jej opublikowania.

Data ostatniej aktualizacji: 5 sierpnia 2026 r.